Что нужно сделать HR и кадровикам до 1 сентября 2025 года
До 1 сентября 2025 года вступят в силу важные изменения в трудовом законодательстве, которые повлияют на работу HR-отделов и кадровиков. Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов, уже сейчас необходимо обновить локальные нормативные акты и внутренние процессы. Эксперты составили пошаговый план действий по пяти ключевым направлениям.
1. Премии
Согласно изменениям в законе, работодатели больше не могут полностью лишать сотрудников премии за дисциплинарные взыскания. Снижение премии допускается только не более чем на 20% за конкретный период и только за месяц, в котором было нарушение. Условия премирования и снижения должны быть чётко прописаны в локальных документах.
Что нужно сделать:
• Пересмотрите положение о премировании, убрав формулировки вроде «по усмотрению руководителя».
• Чётко пропишите виды премий (ежемесячная, годовая, разовая), порядок расчёта, за какие нарушения и в каком размере (максимум 20%) может быть снижена премия, что разовые премии не подпадают под эти правила.
• Ознакомьте всех сотрудников с обновлённым положением под подпись.
• Если есть профсоюз — согласуйте изменения с ним.
2. Средний заработок
С 1 сентября 2025 года изменится формула расчёта среднего заработка для отпускных, больничных и выходных пособий. При расчёте всех выплат будет использоваться фиксированное количество рабочих дней в месяце — 20,58. В расчёт включаются все денежные поощрения, а не только премии. Исключаются из расчёта дни отпуска, больничного, командировок и простоев.
Что нужно сделать:
• Обновите положение об оплате труда и инструкции бухгалтерии.
• Настройте бухгалтерские и кадровые системы с новой формулой расчёта.
• Проверьте, как учитываются все виды поощрений.
• Проинформируйте бухгалтерию и кадровиков о новых правилах.
3. Командировки
Старое положение о командировках заменяется новым. Изменения уточняют, какие документы подтверждают поездку (билеты, чеки, путевые листы, квитанции) и порядок возмещения расходов. Документ действует до 1 сентября 2031 года.
Что нужно сделать:
• Обновите все внутренние документы, где упоминается старое постановление.
• В положении о командировках пропишите перечень подтверждающих документов, порядок согласования и возмещения расходов, правила оформления поездок на личном транспорте.
• Проведите инструктаж для сотрудников и бухгалтерии.
4. Материальная ответственность
Минтруд утвердил новые перечни должностей, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности. Обновлены типовые формы договоров, теперь их можно заключать и в электронном виде.
Что нужно сделать:
• Проверьте соответствие действующих договоров новым требованиям.
• При необходимости заключите новые договоры с сотрудниками, занимающими соответствующие должности.
• Обеспечьте возможность заключения договоров в электронном виде.
5. Пожарная безопасность
С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые требования по обеспечению пожарной безопасности на рабочих местах.
Что нужно сделать:
• Провести аудит текущего состояния противопожарной безопасности.
• Обновить инструкции и локальные акты по пожарной безопасности.
• Провести обучение сотрудников по вопросам пожарной безопасности.
• Обеспечить наличие необходимого оборудования и средств защиты.
Выводы
С 1 сентября 2025 года контроль за соблюдением трудового законодательства станет жёстче. Чтобы избежать штрафов, споров с работниками и претензий со стороны проверяющих, уже сейчас необходимо проверить и обновить локальные нормативные акты, проинформировать сотрудников, настроить бухгалтерские и кадровые системы и провести внутренний аудит. Это поможет обеспечить соответствие новым требованиям и избежать возможных проблем в будущем.
